錄音錄像檔案管理規范

中華人民共和國檔案行業標準

DA/T 78-2019

錄音錄像檔案管理規范

Specification for audio and audio-visual records management

2019-12-16發布 2020-05-01 實施

國家檔案局 發布

DA/T 78-2019

前 言

本標準按照GB／T 1.1-2009給出的規則起草。

本標準由國家檔案局提出并歸口。

本標準起草單位，國家檔案局館室司、江西省檔案館。

本標準主要起草人：劉蕓、丁德勝、方維華、譚向文、毛海帆、傅培超、王其武、李鵬達。

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錄音錄像檔案管理規范

1 范圍

本標準規定了模擬信號錄音錄像文件和錄音錄像電子文件的收集、整理、著錄、歸檔與錄音錄像檔案管理要求。

本標準適用于各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織（以下簡稱各單位）形成的錄音錄像檔案的管理。

2 規范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB／T 18894-2016 電子文件歸檔與電子檔案管理規范

DA/T 38-2008 電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范

DA/T 58-2014電子檔案管理基本術語

DA/T 62-2017 錄音錄像檔案數字化規范

DA/T 63-2017錄音錄像類電子檔案元數據方案

DA/T 74-2019電子檔案存儲用可錄類藍光光盤（BD-R）技術要求和應用規范

DA/T 75-2019檔案數據硬磁盤離線存儲管理規范

3 術語和定義

GB／T 18894-2016、DA／T 58-2014、DA／T 63-2017界定的以及下列術語和定義適用于本文件。

3.1

錄音錄像文件 audio and audio-visual document

國家機構、社會組織或個人在履行法定職責過程中采用不同記錄載體形成的以聲音或影像為主要呈現方式的信息記錄。

3.2

錄音錄像電子文件 audio and audio-visual electronic document

國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責過程中，通過計算機、數字化轉換等電子設備形成、傳輸和存儲的數字音頻和數字音視頻文件。錄音錄像電子文件由內容、結構、背景組成。

注：改寫GB／T 18894-2016，定義3.1。

3.3

錄音錄像檔案 audio and audio-visual record

具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的錄音錄像文件。

注：改寫DA／T 62-2017，定義3.1。

3.4

件 item

由攝錄設備連續錄制或拍攝形成并獨立存在的錄音錄像文件，又稱為自然件。

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3.5

歸檔 archiving

將具有憑證、查考和保存價值并經系統整理的錄音錄像文件及其元數據管理權限向檔案部門提交的過程。

注：改寫GB／T 18894-2016，定義3.12。

3.6

模擬信號錄音錄像文件數字副本 digital copy of analog signal audio and audio-visual document

模擬信號文件或檔案經過數字化加工后形成的，存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機等電子設備識別的數字信號文件。

3.7

模擬信號錄音錄像文件數字化 digitization of analog signal audio and audio-visual document

依據規范要求對模擬信號錄音錄像文件進行數字化加工，使其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數字音頻和數字音視頻文件，并按照錄音錄像文件的內在聯系，建立起目錄數據與數字音視頻文件關聯關系的處理過程。

注：改寫DA／T 62-2017，定義3.7。

3.8

原始載體 original medium

可追溯到的最早的錄音錄像文件記錄載體和離線歸檔載體。

示例：錄音帶，錄像帶，一次寫DVD-R光盤，一次寫藍光（BD-R）光盤，移動硬盤。

3.9

離線備份載體 offline storage medium

以備份為目的，采用可移動存儲設備制作并脫離計算機和網絡保存的數據存儲介質。

4 總則

4.1 歸檔范圍

各單位在履行職能活動中形成的、具有保存價值的錄音錄像文件應及時歸檔。

4.2 基本原則

應遵循集中管理、過程管理、便于利用、安全保密的基本原則，從技術與管理兩個方面采取措施確保錄音錄像檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。

4.3 技術支撐

應基于電子檔案管理系統對錄音錄像檔案進行集中管理和全程管理，電子檔案管理系統的建設、管理和安全防范應按照GB／T 18894-2016的要求執行。

4.4 制度建設

應建立管理制度，明確相關部門的職責；

a）錄音錄像文件形成部門負責收集、整理、著錄和歸檔等工作。

b）檔案部門負責制定錄音錄像檔案管理制度，指導形成部門按要求做好錄音錄像文件收集、整理、著錄和歸檔工作，負責接收歸檔的錄音錄像文件和錄音錄像檔案保存、保管、利用、統計、移交等管理工作。

c）信息化部門負責為錄音錄像文件歸檔和錄音錄像檔案管理提供信息化技術支持。

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d）保密部門負責監督涉密錄音錄像檔案的保密管理。

4.5 保密管理

涉密錄音錄像檔案管理應遵循國家有關保密管理的規定。

5 收集

5.1 收集范圍

5.1.1 記錄本單位主要職能和基本歷史面貌的，具有保存價值的錄音錄像文件：

----工作活動、重要會議、外事活動、重點工程、重要人物等；

----主辦或承辦的本地區政治、經濟、文化、體育與社會事業等重大活動；

----上級領導和著名人物來本單位進行檢查、視察、調研等工作或參加與本單位、本地區有關的

重大活動；

----組織或參與處置的重大事件，包括重大自然災害、重大事故、突發事件等。

5.1.2 記錄本地區地理概貌、城鄉建設、名勝古跡、自然風光、民風民俗和人物宣傳的錄音錄像文件。

5.1.3 執法部門或司法部門職能活動形成的錄音錄像文件。

5.1.4 其他具有保存價值的錄音錄像文件。

5.2 收集要求

5.2.1 錄音錄像文件應客觀、系統地反映主題內容，畫面完整、端正，聲音和影像清晰。

5.2.2 經攝錄設備直接形成的具有保存價值的錄音錄像文件應收集、保存，錄像電子文件應是音頻、視頻封裝為一體的音視頻文件。以攝錄設備直接形成的錄音錄像文件為素材，遵循活動時序與客觀事實編輯制作的錄音錄像文件應收集、保存。

5.2.3 在保證錄音錄像電子文件真實性、完整性、可用性和安全性基礎上，應通過轉碼、復制等方式將錄音錄像電子文件采集、轉存在計算機存儲器中，經過系統整理、著錄后再歸檔：

----宜一并收集相應的數字錄像帶、一次寫光盤等記錄載體；

----關于同一工作活動的錄音錄像電子文件應存儲在同一個文件夾中，應按照6.1.3的要求建立

并命名文件夾；

----可沿用攝錄設備、轉碼設備自動為錄音錄像電子文件賦予的計算機文件名；需手工設定命名

規則的，宜參照檔號構成要素確定錄音錄像電子文件命名規則；

----采用符合5.2.6要求的計算機文件格式存儲錄音錄像電子文件，不符合要求的應做格式轉

換；

----以同一工作活動或主題的錄音錄像電子文件為對象填寫《錄音錄像電子文件采集登記表》（參

見附錄A）。

5.2.4 應對模擬信號錄音錄像文件進行數字化轉換，形成數字副本，按照6.2明確的要求進行著錄，建立目錄數據庫。模擬信號錄音錄像文件數字化轉換的前處理、信息采集、數字化成果驗收等按照DA／T 62-2017的有關要求執行。

5.2.5 有多件錄音錄像電子文件反映相同場景或主題內容的，應挑選一件影像清晰、人物端正、聲音清楚、畫面構圖平衡的進行收集、歸檔。

5.2.6 應以通用或開放格式收集、存儲并歸檔錄音錄像電子文件。錄音電子文件歸檔格式為WAV、MP3、AAC等，音頻采樣率不低于44.1kHz。錄像電子文件歸檔格式為MPG、MP4、FLV、AVI等，視頻比特率不低于8Mbps，珍貴的錄像電子文件可收集、歸檔一套MXF格式文件。

5.2.7 重大活動籌備、實施過程中形成的各種文字材料、重要實物等應與相應的錄音錄像文件一并收集、歸檔，包括公文、活動日程、領導講話、交流發言材料、名冊、簽名冊、座次表、宣傳冊、活動標志、成立

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的臨時機構印章、證件、禮品、紀念章、場館設計圖等。

6 整理與著錄

6.1 整理

6.1.1 一般要求

應歸檔的錄音錄像電子文件、錄音錄像文件記錄載體的整理應符合以下基本要求：

a）以件為管理單位整理錄音錄像電子文件，整理結果應能保持錄音錄像電子文件之間的內在有機聯系，通過規范命名、著錄等建立錄音錄像電子文件與目錄數據之間的一一對應關系，便于利用和長期保存。

b）應按錄音錄像文件記錄的工作活動時間順序排列錄音錄像文件記錄載體，按照規則為其編號并標示。

6.1.2 保管期限劃分與分類

對記錄同一工作活動和主題的錄音錄像文件統一劃分保管期限，保管期限分為永久、定期30年、定期10年，國家或行業主管部門有專門規定的，應從其規定。可按照年度-保管期限或保管期限一年度的分類方法對錄音錄像文件進行分類。

6.1.3 存儲結構與排序

應在計算機存儲器中按分類類目（年度、保管期限）等逐級建立、命名文件夾，在最低一級分類類目文件夾集中存儲應歸檔的錄音錄像電子文件，由電子檔案管理系統或操作系統自動排序，保持錄音錄像電子文件之間的內在有機聯系。錄音錄像電子文件存儲結構與命名示例參見附錄B。

需以離線方式歸檔的，應結合計算機文件大小、載體容量等因素適時制作離線歸檔載體，將應歸檔的錄音錄像電子文件、目錄數據等按原有存儲結構復制到一次寫光盤或移動硬盤，并按規則為離線歸檔載體編號、標示。

6.1.4 文字材料的整理

重大活動籌備、實施過程中形成的文字材料、重要實物等，宜按文書檔案有關要求進行整理、編目并歸檔保存。

6.2 著錄

6.2.1 基本要求

對應歸檔的錄音錄像電子文件，應按照DA／T63-2017的有關要求，基于電子檔案管理系統或使用ET、XLS格式通用電子表格進行著錄，對錄音錄像文件記錄的工作活動進行描述，建立目錄數據庫。

應在數字化轉換過程中完成模擬信號錄音錄像文件數字副本的著錄、建立目錄數據庫等工作。

6.2.2 基本著錄項

應對每一件應歸檔的錄音錄像電子文件進行著錄，著錄格式按照DA／T 63-2017中相應元數據的著錄說明執行，基本著錄項與DA／T 63-2017的部分元數據對應關系參見附錄C的表C．1，基本著錄項相關屬性描述參見表C．2。基本著錄項如下：

-計算機文件名：在計算機存儲器中唯一標識錄音錄像電子文件的一個字符串，由文件名與擴展名兩部分組成；

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----題名：能揭示錄音錄像文件中心主題的標題或名稱；

----責任者：對錄音錄像文件記錄的內容負有責任的單位或個人名稱；

----攝錄者：錄音錄像文件的錄制者或拍攝者及其工作單位名稱；

----攝錄日期：錄音錄像文件的錄制或拍攝日期，著錄格式為yyyy-mm-dd或yyyymmdd；

----時間長度：錄音錄像文件持續時間的數量，以小時、分、秒為計量單位，著錄格式為hh：mm：

ss；

----計算機文件大小：錄音錄像電子文件的字節數；

----年度：錄音錄像文件形成年度，模擬信號和數字信號錄音錄像文件數字化或轉碼的年度除

外；

----工作活動名稱：著錄工作活動、重要會議、重大事件等的名稱；同一項工作活動中形成的多件

錄音錄像文件的著錄內容相同；

----工作活動描述：著錄工作活動的主要內容，包括工作活動名稱、起始日期、地點、主要人物、

主要議程或過程、結果等；同一項工作活動中形成的多件錄音錄像文件的著錄內容相同；

----保管期限代碼：錄音錄像文件保管期限的代碼，永久-Y，定期30年-D30，定期10年-D10；

----密級：錄音錄像文件的保密等級，密級分為秘密、機密和絕密等三種；

----原始載體編號：記錄或存儲錄音錄像文件的原始載體編號，多個原始載體編號之間用“，”

隔開；

----檔案門類代碼：錄音錄像文件的檔案門類代碼，錄音-LY，錄像-LX；

----參見號：與錄音錄像文件密切關聯的其他載體或門類文件材料的唯一編號；

----著錄者：對錄音錄像文件進行著錄的責任人及其工作單位名稱。

7 歸檔與管理

7.1 歸檔

7.1.1 歸檔時間

自錄音錄像文件形成起3個月內向檔案部門提交歸檔，最遲不能超過錄音錄像文件形成后的次年6月。

7.1.2 歸檔方式

可采用在線和離線兩種歸檔方式。基于電子檔案管理系統整理、著錄的錄音錄像電子文件，以在線方式歸檔；記錄或存儲錄音錄像文件、目錄數據的原始載體以離線方式歸檔。

7.1.3 歸檔程序

按照GB／T 18894-2016中8.1給出的電子文件歸檔程序和要求，實施錄音錄像文件及其元數據的歸檔，包括清點、鑒定、登記和填寫《錄音錄像文件歸檔登記表》（參見附錄D）等步驟。采用在線方式歸檔的，應基于電子檔案管理系統完成歸檔程序；以離線方式歸檔的，由交接雙方借助專用計算機手工完成相關步驟：

-清點、核實錄音錄像電子文件、原始載體及其記錄或存儲的錄音錄像文件、目錄數據數量的一致性；清點、核實原始載體編號與標示、原始載體是否完好無損并可正常使用；清點、核實重大活動文字材料、重要實物的數量；

-鑒定、檢測錄音錄像電子文件格式、著錄的規范性，錄音錄像電子文件、原始載體等是否感染計算機病毒；

-以離線方式歸檔的，完成清點、鑒定工作后，應將錄音錄像電子文件及目錄數據導人電子檔案管理系統并掛接，建立錄音錄像文件與目錄數據的一一對應關系；

-由電子檔案管理系統為錄音錄像電子文件賦予唯一標識符，并在管理過程元數據中記錄歸檔

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登記行為，采集基本結構元數據，生成固化信息；應采集的基本結構元數據應符合DA／T 63-2017的規定，基本結構元數據與DA／T 62-2017第9章所述技術參數對應關系參見表C．3；-填《錄音錄像文件歸檔登記表》，辦理歸檔手續。

7.1.4 審核與檔號編制

完成歸檔程序后，應對錄音錄像文件的整理、著錄結果予以審核并確認，由電子檔案管理系統按預設規則自動為錄音錄像檔案編制檔號。檔號編制規則有兩種：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限代碼-件號，全宗號-檔案門類代碼·保管期限代碼-年度-件號。

7.1.5 命名

完成檔號編制后，應由電子檔案管理系統自動使用檔號為錄音錄像電子檔案重新命名，同時更新計算機文件名元數據值。

7.2 保存

7.2.1 存儲與備份

應與其他門類電子檔案一并規劃、設計和建設錄音錄像電子檔案及其元數據的在線存儲與備份系統，實施在線存儲與近線備份、離線備份，開展日常管理和運行維護。具體要求按照GB／T 18894-2016、DA／T 38-2008、DA／T 74-2019、DA／T 75-2019執行。

7.2.2 轉換和遷移

當出現在線存儲系統需更新換代、經檢測離線備份載體達到或超過三級預警線、錄音錄像電子檔案的存儲格式即將淘汰等需求或情況時，應對錄音錄像電子檔案或存儲載體實施轉換或遷移。具體要求按照GB／T 18894-2016的第10章的有關規定執行。

7.3 保管

7.3.1 載體存放

應在檔案庫房配備檔案柜等裝具，對錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體進行集中保管。除參照紙質檔案保管要求外，錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體的保管還應符合下列要求：

-應作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；

-應裝盒，豎立存放，避免擠壓；

-應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離；

-保管環境溫度選定范圍：光盤17℃～20℃，磁性載體15℃～27℃，24h內溫度變化分別不得超過士2℃、±3℃；

-相對濕度選定范圍：光盤20％～50％，磁性載體40％～60％，24h內相對濕度變化不得超過±5％。

7.3.2 原始載體和離線備份載體檢測

應對錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體做定期檢測，當光盤參數超過三級預警線、硬磁盤出現異常情況時，應立即實施原始載體和離線備份載體轉換或更新，建立管理臺賬并歸檔保存。具體要求按照GB／T 18894-2016的有關規定執行。

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7.4 利用、統計和移交

7.4.1 利用

利用者應在權限允許范圍內對錄音錄像檔案進行檢索和利用，未經授權不得擅自復制。記錄了人物影像、在版權保護期內的錄音錄像檔案的利用應符合國家有關規定。

7.4.2 統計

按照國家有關檔案統計工作要求和本單位實際，開展錄音錄像檔案室藏量、利用、移交等情況的統計。可按檔案門類、年度、保管期限、卷數、件數、字節數、時間長度等計量單位對錄音錄像檔案進行統計。

7.4.3 移交

屬于國家綜合檔案館接收范圍的錄音錄像檔案，應依法按期向同級國家綜合檔案館移交。符合移交進館要求的錄音錄像電子檔案自形成之日起5年內向同級國家綜合檔案館移交，具體要求按照GB／T 18894-2016的第10章執行，同時參見《電子檔案移交與接收辦法》。

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附錄A

（資料性附錄）

錄音錄像電子文件采集登記表

表A．1給出了錄音錄像電子文件采集登記表的樣式。

表A．1 錄音錄像電子文件采集登記表

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附錄B

（資料性附錄）

錄音錄像電子文件存儲結構與命名示例

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附錄C

（資料性附錄）

錄音錄像文件基本著錄項目表

表C．1給出了錄音錄像文件基本著錄項與DA／T 63-2017元數據的映射關系。

表C．1 錄音錄像文件基本著錄項與DA／T 63-2017元數據映射表

表C．2給出了錄音錄像文件基本著錄項的約束性、數據類型、著錄方式。

表C．2 錄音錄像文件基本著錄項列表

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表C．2（續）

表C．3給出了錄音錄像電子文件基本結構元數據與DA／T 62-2017技術參數的映射關系。

表C．3 錄音錄像電子文件基本結構元數據與DA／T 62-2017技術參數映射表

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附錄D

（資料性附錄）

錄音錄像文件歸檔登記表

表D．1給出了錄音錄像文件歸檔登記表的樣式。

表D．1 錄音錄像文件歸檔登記表

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參考文獻

［1］ 中共中央辦公廳、國務院辦公廳．電子文件管理暫行辦法．2009年12月18日．

［2］國家檔案局．機關檔案管理規定．2018年10月11日．

［3］國家檔案局．電子檔案移交與接收辦法．2012年8月29日．